Der verbreitetste Irrtum bei diesem Thema betrifft nicht die Berechnung, sondern den Verfall. Viele Beschäftigte gehen davon aus, dass Urlaub aus dem Vorjahr am 31. März verfällt und alles Ältere ohnehin verloren ist. Seit den Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts gilt das nicht mehr uneingeschränkt. Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber Sie zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und Sie auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Fehlt dieser Hinweis, sammelt sich der Anspruch über Jahre an, und er verjährt auch nicht nach drei Jahren.
Bei einer Kündigung wird daraus Geld. Der Urlaub, der bis zum letzten Arbeitstag nicht genommen wurde, ist abzugelten. In vielen Fällen sprechen wir dabei nicht über zwei oder drei Tage, sondern über die aufgelaufenen Ansprüche mehrerer Jahre. Das ist der Grund, warum dieser Anspruch bei Verhandlungen häufig übersehen wird und trotzdem die Abfindung um mehrere Tausend Euro verändern kann.
Wir sind Smart Arbeitsrecht, eine Kanzlei mit zwei Standorten in Hamburg, die ausschließlich im Arbeitsrecht tätig ist. Wir beraten und vertreten Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Betriebsräte. Weil wir Urlaubskonten auch aus der Arbeitgeberperspektive kennen, sehen wir schnell, ob eine Abrechnung stimmt oder ob dort Tage fehlen.
Das Wichtigste im Überblick
- Abgeltung nur bei Beendigung: Urlaub darf nur ausgezahlt werden, wenn er wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann.
- Hinweispflicht: Ohne Aufforderung und Hinweis des Arbeitgebers verfällt der gesetzliche Urlaub nicht und verjährt auch nicht.
- Austrittsjahr: Bei Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte wird der gesetzliche Urlaub gezwölftelt, danach steht er in vollem Umfang zu.
- Berechnung: Maßgeblich ist der durchschnittliche Verdienst der letzten dreizehn Wochen vor dem Urlaub, ohne Überstundenvergütung.
- Fristenfalle: Die Abgeltung ist ein Geldanspruch. Arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen von oft drei Monaten greifen deshalb voll.
- Arbeitslosengeld: Für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs ruht der Anspruch auf Arbeitslosengeld.
Wann Urlaub in Geld umgewandelt wird
Während des laufenden Arbeitsverhältnisses gilt ein Abgeltungsverbot. Urlaub soll der Erholung dienen und deshalb genommen, nicht ausgezahlt werden. Ein Arbeitgeber darf Ihnen also nicht anbieten, auf Urlaub gegen Geld zu verzichten, jedenfalls nicht beim gesetzlichen Mindesturlaub.
Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wandelt sich der Anspruch. Kann der Urlaub bis zum letzten Tag nicht mehr genommen werden, entsteht ein reiner Geldanspruch. Das gilt unabhängig davon, wer gekündigt hat, also bei Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung und Aufhebungsvertrag gleichermaßen.
Beim Auslaufen einer Befristung gilt dasselbe, auch wenn es keinen Streit gab. Genau dort wird der Anspruch besonders oft übersehen, weil niemand an eine Abrechnung denkt. Details zu dieser Vertragsform finden Sie im Ratgeber zum befristeter Arbeitsvertrag.
Wie viel Urlaub Ihnen im Jahr des Ausscheidens zusteht
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche zwanzig Arbeitstage im Jahr. Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge sehen mehr vor, häufig 28 oder 30 Tage. Für das Austrittsjahr ist die Unterscheidung wichtig, denn beide Teile folgen unterschiedlichen Regeln.
Beim gesetzlichen Urlaub kommt es auf den Zeitpunkt des Ausscheidens an. Endet das Arbeitsverhältnis in der ersten Hälfte des Kalenderjahres, wird der Urlaub anteilig berechnet, also ein Zwölftel für jeden vollen Beschäftigungsmonat. Endet es in der zweiten Jahreshälfte, steht der gesetzliche Jahresurlaub in vollem Umfang zu, selbst wenn Sie nur bis Juli gearbeitet haben. Wer zum 31. Juli ausscheidet, hat also Anspruch auf die vollen zwanzig gesetzlichen Tage.
Für den übergesetzlichen Zusatzurlaub kann der Arbeitsvertrag eine anteilige Berechnung vorsehen. Prüfen Sie daher die Vertragsklausel. Fehlt eine solche Regelung, gilt für den Zusatzurlaub dasselbe wie für den gesetzlichen Urlaub.
Ein Punkt zu Ihren Gunsten: Haben Sie im Austrittsjahr mehr Urlaub genommen, als Ihnen anteilig zustand, kann der Arbeitgeber das gewährte Urlaubsentgelt nicht zurückfordern. Anders ist es nur, wenn der Vertrag ausdrücklich eine Rückzahlung für übergesetzlichen Urlaub vorsieht.
So berechnen Sie die Abgeltung
Grundlage ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten dreizehn Wochen vor Beginn des Urlaubs. Einbezogen werden das Grundgehalt, regelmäßige Zulagen, Provisionen und Sachbezüge. Nicht einbezogen wird die Vergütung für Überstunden. Verdienstkürzungen durch Kurzarbeit, Arbeitsausfall oder unverschuldete Arbeitsversäumnis bleiben unberücksichtigt, sie dürfen die Abgeltung also nicht senken.
Eine Beispielrechnung: Bei einem Bruttomonatsgehalt von 3.900 Euro und einer Fünf-Tage-Woche ergibt sich ein Tagesverdienst von rund 180 Euro, gerechnet über durchschnittlich 21,67 Arbeitstage pro Monat. Bei zwölf offenen Urlaubstagen sind das etwa 2.160 Euro brutto. Sind aus den Vorjahren weitere Tage aufgelaufen, weil der Arbeitgeber nie auf den Verfall hingewiesen hat, vervielfacht sich dieser Betrag entsprechend.
Die Abgeltung ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie zählt zum laufenden Arbeitsentgelt und wird über die Lohnabrechnung ausgezahlt, in der Regel mit der Schlussabrechnung. Prüfen Sie diese Abrechnung genau, denn Fehler bei der Anzahl der Tage sind der häufigste Grund für Nachforderungen.
Der Irrtum vom verfallenen Urlaub
Nach dem Gesetz muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden, eine Übertragung in das nächste Jahr bis zum 31. März ist nur bei betrieblichen oder persönlichen Gründen vorgesehen. Diese Regel steht seit den Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs unter einer wichtigen Bedingung.
Der Arbeitgeber muss seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllen. Er muss Sie konkret auffordern, den Urlaub zu nehmen, und Sie klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn Sie ihn nicht beantragen. Ein Hinweis im Intranet oder eine allgemeine Formulierung im Arbeitsvertrag genügt dafür nicht. Erfüllt er diese Pflicht nicht, verfällt der Urlaub am Jahresende nicht, sondern wird zum bestehenden Anspruch addiert.
Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Gedanken auf die Verjährung übertragen. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber aufgefordert und hingewiesen hat. Ohne Hinweis läuft sie überhaupt nicht an. Deshalb lohnt bei langen Beschäftigungsverhältnissen der Blick weit zurück. Suchen Sie in Ihren Unterlagen nach Aufforderungen, den Urlaub zu nehmen, und nach Warnungen vor dem Verfall. Finden Sie keine, ist das der entscheidende Ansatzpunkt.
Langzeitkrank: die Fünfzehn-Monats-Grenze
Wer über längere Zeit arbeitsunfähig ist, erwirbt weiter Urlaubsansprüche. Sie verfallen jedoch, wenn die Arbeitsunfähigkeit durchgehend andauert, und zwar fünfzehn Monate nach dem Ende des jeweiligen Urlaubsjahres, also mit dem 31. März des zweiten Folgejahres. Diese Grenze soll verhindern, dass sich Ansprüche unbegrenzt anhäufen. Für Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis wegen der Erkrankung endet, ist das ein zentraler Punkt, siehe dazu unseren Ratgeber zur krankheitsbedingte Kündigung.
Wichtig ist die Abgrenzung. Die Fünfzehn-Monats-Grenze greift nur bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit. Waren Sie im Urlaubsjahr zwischenzeitlich arbeitsfähig und hätten Urlaub nehmen können, gilt wieder die Hinweispflicht des Arbeitgebers. Ohne Aufforderung und Hinweis verfällt der Urlaub dann auch nach fünfzehn Monaten nicht. Genau diese Konstellation wird in Abrechnungen regelmäßig falsch behandelt.
Wann der Anspruch gekürzt werden darf
Es gibt Fälle, in denen eine Kürzung zulässig ist. Sie erfolgt aber nicht automatisch.
- Elternzeit: Der Arbeitgeber darf den Urlaub für jeden vollen Monat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Er muss die Kürzung aber ausdrücklich erklären, und zwar während oder nach der Elternzeit, nicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Kurzarbeit: Für Zeiten vollständig ausgefallener Arbeit kann der Urlaubsanspruch anteilig entfallen, weil keine Arbeitspflicht bestand.
- Unbezahlter Sonderurlaub: Ruht das Arbeitsverhältnis vollständig, entstehen für diese Zeit in der Regel keine neuen Urlaubsansprüche.
- Nicht kürzungsfähig: Zeiten der Arbeitsunfähigkeit, des Mutterschutzes und der Freistellung mit Vergütung. Hier entstehen Ansprüche normal weiter.
Bei der Elternzeit ist die Reihenfolge entscheidend. Wurde die Kürzung nie erklärt, bleibt der volle Anspruch bestehen und ist abzugelten. Was bei der Beantragung zu beachten ist, haben wir unter Elternzeit beantragen: Rechte und Fristen zusammengefasst.
Teilzeit, Wechsel der Arbeitstage und Minijob
Bei Teilzeit rechnet sich der Urlaub nicht nach Stunden, sondern nach Arbeitstagen pro Woche. Wer an drei Tagen arbeitet, hat Anspruch auf zwölf gesetzliche Urlaubstage im Jahr, denn zwanzig Tage bei fünf Arbeitstagen entsprechen dem gleichen Erholungswert. Der Tagessatz für die Abgeltung fällt entsprechend höher aus, weil er sich am Verdienst pro Arbeitstag orientiert.
Aufpassen müssen Sie, wenn sich die Verteilung der Arbeitstage während des Jahres geändert hat, etwa bei einem Wechsel von fünf auf drei Tage. Dann darf bereits erworbener Urlaub nicht nachträglich umgerechnet und dadurch gekürzt werden. Für die Abgeltung ist der Anspruch abschnittsweise zu berechnen. Auch geringfügig Beschäftigte haben vollen Urlaubsanspruch, was in kleinen Betrieben regelmäßig übersehen wird.
Freistellung und Aufhebungsvertrag: die gefährlichen Klauseln
Die meisten Ansprüche gehen nicht durch Verfall verloren, sondern durch eine Unterschrift. Zwei Formulierungen sollten Sie kennen.
Erstens die Freistellung. Der Arbeitgeber kann Sie unter Anrechnung des Resturlaubs freistellen, dafür muss die Freistellung aber unwiderruflich sein und der Urlaub konkret bezeichnet werden. Eine widerrufliche Freistellung erfüllt den Urlaubsanspruch nicht, weil Sie jederzeit zurückgerufen werden könnten und damit keine planbare Erholungszeit haben. Steht in Ihrer Kündigung nur, dass Sie freigestellt sind, ist der Urlaub in der Regel nicht erledigt.
Zweitens die Erledigungsklausel im Aufhebungsvertrag oder im Vergleich. Sätze wie ein Hinweis darauf, dass der Urlaub in natura genommen wurde oder dass mit dieser Vereinbarung alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erledigt sind, können die Abgeltung vollständig abschneiden. Auf den entstandenen Abgeltungsanspruch können Sie nach Beendigung wirksam verzichten. Rechnen Sie die offenen Tage daher vor der Unterschrift durch, Hinweise dazu im Ratgeber zum Aufhebungsvertrag und auf unserer Seite Aufhebungsvertrag prüfen lassen.
Fristen: schneller weg als der Urlaub selbst
Hier liegt der praktische Widerspruch dieses Themas. Der Urlaubsanspruch selbst ist durch die Hinweispflicht gut geschützt. Sobald er sich mit der Beendigung in einen Geldanspruch verwandelt, gelten für ihn die normalen Regeln für Zahlungsansprüche.
Das bedeutet: Arbeits- und tarifvertragliche Ausschlussfristen greifen. Sehr verbreitet sind Klauseln, nach denen alle Ansprüche innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden müssen. Wer erst ein halbes Jahr später nachrechnet, verliert einen Anspruch, der inhaltlich zweifelsfrei bestand. Ohne Ausschlussfrist gilt die dreijährige Verjährung, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Führen Sie parallel ein Kündigungsschutzverfahren, sollte die Abgeltung hilfsweise mitgeltend gemacht werden, siehe dazu unsere Seite zur Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht.
Auswirkung auf das Arbeitslosengeld
Ein Punkt, der in Beratungsgesprächen fast immer überrascht: Die Urlaubsabgeltung führt dazu, dass der Anspruch auf Arbeitslosengeld für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs ruht. Wer zwölf Urlaubstage abgegolten bekommt, erhält für diese Tage kein Arbeitslosengeld.
Ein finanzieller Verlust entsteht dadurch normalerweise nicht, weil die Abgeltung höher ist als das Arbeitslosengeld für denselben Zeitraum. Wichtig ist es aber für die Planung und für die Angaben gegenüber der Agentur für Arbeit. Geben Sie die Abgeltung im Antrag an. Wer sie verschweigt, riskiert eine Rückforderung. Melden Sie sich außerdem unabhängig davon zum ersten Tag der Arbeitslosigkeit, damit die Fristen laufen.
Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt
Bleibt die Abgeltung aus oder ist sie zu niedrig, verläuft das Vorgehen in drei Stufen. Zuerst fordern Sie schriftlich mit konkreter Berechnung und einer Frist von zwei Wochen. Legen Sie dar, wie viele Tage offen sind, aus welchen Jahren sie stammen und welchen Tagessatz Sie ansetzen. Diese Bezifferung ist wichtig, weil eine pauschale Aufforderung die Ausschlussfrist unter Umständen nicht wahrt.
Reagiert der Arbeitgeber nicht, folgt die Zahlungsklage vor dem Arbeitsgericht. Sie können sie mit anderen offenen Positionen verbinden, etwa mit ausstehendem Lohn, Provisionen oder einer Prämie. Zusätzlich schulden Arbeitgeber Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, die Sie im Antrag mit angeben sollten. Die pauschale Verzugsentschädigung von vierzig Euro gilt im Arbeitsverhältnis dagegen nicht. Bei einem laufenden Kündigungsschutzverfahren wird die Abgeltung üblicherweise in den Vergleich einbezogen, was das schnellste Ergebnis bringt.
So gehen Sie vor
- Urlaubskonto rekonstruieren: Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen und Zeitkonten der letzten Jahre zusammenstellen.
- Hinweise suchen: Prüfen, ob der Arbeitgeber je schriftlich aufgefordert hat, Urlaub zu nehmen, und vor dem Verfall gewarnt hat.
- Freistellung prüfen: Klären, ob sie unwiderruflich war und ob der Urlaub konkret bezeichnet wurde.
- Vor der Unterschrift rechnen: Offene Tage in Euro umrechnen und in die Verhandlung über Abfindung und Beendigungstermin einbeziehen.
- Schriftlich geltend machen: Ansprüche innerhalb der Ausschlussfrist beziffern und mit Fristsetzung fordern.
Bei der Verhandlung über eine Abfindung bei Kündigung lohnt es sich, die Abgeltung getrennt auszuweisen. Wird sie in die Abfindungssumme eingerechnet, zahlen Sie darauf Sozialabgaben, ohne dass die Summe steigt. Grundlagen zum Kündigungsschutz insgesamt finden Sie im Ratgeber zum Kündigungsschutz im Arbeitsverhältnis.
Häufige Fragen zu Resturlaub und Urlaubsabgeltung
Offene Urlaubstage vor der Unterschrift durchrechnen
Urlaubsabgeltung ist der Anspruch, der am häufigsten verschenkt wird, weil er in der Aufregung einer Trennung untergeht. Wir rechnen Ihr Urlaubskonto durch, prüfen die Hinweise des Arbeitgebers und beziffern den Anspruch. Wenn eine Kündigung oder ein Aufhebungsangebot vorliegt, schildern Sie uns Ihren Fall. Der Erstkontakt mit einer Kurzeinschätzung ist kostenfrei, und wir melden uns zeitnah.
Autor
Raphael Lugowski
Raphael Lugowski ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und berät seit 2016 Arbeitnehmer, Betriebsräte und Personalräte in allen Bereichen des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts. Schwerpunkte: Kündigungsschutz, Aufhebungsvertrag, Betriebsverfassungsrecht sowie Arbeitsrecht an der Schnittstelle von Digitalisierung und KI.
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