Arbeitszeugnis: Noten, Geheimcodes und Ihr Anspruch auf Berichtigung

Ein Arbeitszeugnis enthält keine Noten, sondern Steigerungswörter, und die Rechtslage dahinter überrascht die meisten Betroffenen. Das Bundesarbeitsgericht behandelt die Note „befriedigend“ als mittlere Bewertung. Wer eine bessere Beurteilung möchte, muss beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren. Erst unterhalb dieser Schwelle trägt der Arbeitgeber die Beweislast.

Daraus folgt eine andere Reihenfolge als erwartet. Die erste Frage ist nicht, ob das Zeugnis freundlich klingt, sondern welche Note der Text tatsächlich codiert und wer sie im Streitfall belegen müsste. Die zweite Frage ist, was fehlt, denn Auslassungen wirken in Personalabteilungen wie eine Warnung. Beides lässt sich prüfen, solange das Zeugnis noch nicht in Bewerbungen unterwegs ist.

Wir sind Smart Arbeitsrecht, eine Kanzlei mit zwei Standorten in Hamburg, die ausschließlich im Arbeitsrecht tätig ist. Wir beraten und vertreten Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Betriebsräte. Für Ihr Zeugnis ist das ein Vorteil, denn wir kennen die Argumente und Standardformulierungen der Gegenseite aus der täglichen Praxis und wissen, wo Personalabteilungen nachgeben.

Das Arbeitszeugnis ist dabei kein Randthema. Es begleitet Sie über Jahre und wird in Bewerbungsverfahren häufig genauer gelesen als der Lebenslauf. Wer gerade eine Kündigung erhalten hat oder über eine Trennung verhandelt, sollte das Zeugnis von Anfang an mitdenken. Wie sich Zeugnis, Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht und Abfindungsverhandlung verzahnen, zeigen wir weiter unten.

Das Wichtigste im Überblick

• Anspruch: Nach § 109 GewO haben Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Wunsch auf ein qualifiziertes Zeugnis mit Bewertung von Leistung und Verhalten.
• Maßstab: Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein. Einen Anspruch auf eine Wunschnote gibt es nicht, wohl aber auf eine Beurteilung, die Ihren tatsächlichen Leistungen entspricht.
• Notenskala: Über die Note entscheiden Steigerungswörter wie „stets“ und „vollste“. Fehlt ein solches Wort, sinkt die Bewertung, obwohl der Satz freundlich klingt.
• Geheimcodes: Verschlüsselte Abwertungen und Auslassungen sind unzulässig, kommen in der Praxis aber weiter vor.
• Beweislast: Bis zur Note „befriedigend“ muss der Arbeitgeber nichts belegen. Für eine bessere Note tragen Sie die Beweislast.
• Vorgehen: Zuerst schriftliche Berichtigungsaufforderung mit konkretem Wortlaut und Frist, dann Klage auf Zeugnisberichtigung.

Welchen Anspruch Sie auf ein Arbeitszeugnis haben

Der Zeugnisanspruch steht in § 109 der Gewerbeordnung. Er entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und gilt unabhängig davon, wer gekündigt hat und aus welchem Grund. Auch nach einer Kündigung in der Probezeit, nach Eigenkündigung oder nach einer Trennung im Streit bleibt der Anspruch bestehen.

Das Gesetz unterscheidet zwei Formen. Das einfache Zeugnis nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten. Diese Bewertung müssen Sie verlangen, denn sie ist an Ihren Wunsch gebunden. In der Praxis ist das qualifizierte Zeugnis der Standard, weil ein einfaches Zeugnis in Bewerbungsverfahren als Warnsignal gilt.

Formal gilt: Das Zeugnis gehört auf Firmenpapier, muss unterschrieben sein und darf keine Streichungen, Flecken oder Zusätze enthalten. Eine Ausstellung per E-Mail oder Fax genügt nicht, denn die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Auch das Datum ist relevant. Trägt das Zeugnis ein Datum, das Monate nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses liegt, entsteht der Eindruck, dass um das Zeugnis gestritten wurde.

Fällig ist das Zeugnis mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Wer freigestellt ist oder eine lange Kündigungsfrist hat, kann vorab ein Zwischenzeugnis verlangen, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Ein solches Interesse liegt zum Beispiel vor, wenn Sie sich während der Freistellung bewerben oder der zuständige Vorgesetzte das Unternehmen verlässt. Das Zwischenzeugnis hat einen praktischen Vorteil: Es bindet den Arbeitgeber später inhaltlich, weil er ohne neue Tatsachen nicht plötzlich schlechter bewerten darf.

Die Notenskala im Arbeitszeugnis: Woran Sie Ihre Bewertung erkennen

Zeugnisse enthalten keine Schulnoten, sondern feste Sprachbausteine. Diese Bausteine sind über Jahrzehnte entstanden und werden von Personalabteilungen einheitlich gelesen. Entscheidend sind drei Bereiche: die Leistungsbeurteilung, die Verhaltensbeurteilung und die Schlussformel.

Leistungsbeurteilung

Der Kernsatz zur Leistung folgt einer klaren Abstufung. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für eine sehr gute Bewertung. Fällt das Wort „stets“ weg, bleibt eine gute Bewertung. „Zu unserer vollen Zufriedenheit“ entspricht einem befriedigenden Ergebnis. „Zu unserer Zufriedenheit“ ist bereits ausreichend, also Note vier. Wer liest, dass Aufgaben „im Großen und Ganzen“ oder „insgesamt“ zufriedenstellend erledigt wurden, hat eine schwache Bewertung erhalten.

Achten Sie zusätzlich auf die Wortwahl bei den Aufgaben. Formulierungen wie „war bemüht“, „zeigte Verständnis für“ oder „bearbeitete die übertragenen Aufgaben mit Fleiß“ beschreiben Anstrengung statt Ergebnis. Sie relativieren die Leistung, ohne offen zu kritisieren.

Verhaltensbeurteilung

Die Verhaltensbeurteilung nennt die Verhältnisse zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Die Reihenfolge hat Bedeutung. Üblich ist die Nennung von Vorgesetzten an erster Stelle. Werden Vorgesetzte auffällig spät genannt oder ganz weggelassen, liest die Personalabteilung darin ein Problem mit Autorität. Fehlt der Kundenbezug bei einer Tätigkeit im Vertrieb, wirkt das ebenso wie eine Abwertung.

Auch hier entscheiden Steigerungswörter. „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich“ ist eine sehr gute Beurteilung. „Sein Verhalten war einwandfrei“ liegt darunter. „Sein Verhalten gab keinen Anlass zu Beanstandungen“ beschreibt lediglich die Abwesenheit von Problemen und wird als schwache Bewertung gelesen. Fehlt die Verhaltensbeurteilung ganz, obwohl das Zeugnis Leistung bewertet, ist das Zeugnis unvollständig und Sie können die Ergänzung verlangen.

Schlussformel

Am Ende folgen üblicherweise drei Elemente: Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche für die Zukunft. Ein Anspruch auf diese Formel besteht nicht, das Bundesarbeitsgericht hat das im Jahr 2012 entschieden. Fehlt sie dennoch bei einem ansonsten guten Zeugnis, entsteht ein Bruch. Deshalb verhandeln wir die Schlussformel regelmäßig mit, gerade bei einer einvernehmlichen Trennung. Wird das Ausscheiden dagegen als „auf eigenen Wunsch“ bezeichnet, obwohl der Arbeitgeber gekündigt hat, ist der Satz unrichtig und muss geändert werden.

Geheimcodes im Arbeitszeugnis: Was hinter typischen Formulierungen steckt

Offene Kritik ist im Zeugnis unzulässig. Deshalb wurden Umschreibungen entwickelt, die freundlich klingen und im Ergebnis abwerten. Das Gesetz verbietet solche verdeckten Aussagen ausdrücklich. Ein Zeugnis darf keine Merkmale enthalten, die eine andere Aussage treffen als der Wortlaut hergibt. In der Praxis begegnen wir diesen Codes weiterhin, oft aus Gewohnheit und nicht aus Absicht.

Typische Beispiele: Wer „durch seine Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas beitrug“, gilt als Kollege mit Alkoholproblem. „Mit Vorgesetzten war er stets um ein gutes Verhältnis bemüht“ deutet auf Konflikte hin. „Er zeigte für die Belange der Belegschaft Einfühlungsvermögen“ verweist auf betriebspolitische Aktivitäten. „Sie erledigte alle Aufgaben mit großem Fleiß und Interesse“ beschreibt Eifer ohne Erfolg. „Er war jederzeit pünktlich“ als hervorgehobenes Lob signalisiert, dass es sonst nichts zu loben gab.

Mindestens so wichtig ist das, was fehlt. Juristen sprechen vom beredten Schweigen. Wenn in einem Zeugnis für eine Führungskraft die Führungsleistung nicht erwähnt wird, wenn bei einer Buchhalterin die Sorgfalt fehlt oder wenn die Ehrlichkeit bei einer Kassiererin unerwähnt bleibt, lesen Personalverantwortliche darin eine Warnung. Auch dieses Auslassen ist unzulässig, wenn die betreffende Eigenschaft für die Tätigkeit branchenüblich beurteilt wird.

Ein weiterer Punkt betrifft Vorfälle aus der Vergangenheit. Einmalige Verfehlungen, die für das Gesamtbild ohne Bedeutung sind, dürfen nicht ins Zeugnis. Auch eine Abmahnung im Arbeitsrecht gehört nicht hinein, sobald der Vorfall das Gesamtbild nicht prägt. Krankheitszeiten, Elternzeit, Betriebsratstätigkeit oder Streikteilnahme sind ebenfalls keine zulässigen Inhalte, solange sie nicht so lang waren, dass sie die Aussagekraft des Zeugnisses insgesamt betreffen.

Warum die Beweislast über Ihre Note entscheidet

Viele Betroffene gehen davon aus, dass ein gutes Zeugnis der Normalfall ist. Rechtlich ist die Ausgangslage anders, wie eingangs beschrieben. Praktisch bedeutet die Verteilung der Beweislast: Für alles oberhalb der Durchschnittsnote müssen Sie liefern, für alles darunter der Arbeitgeber.

Dass in der Praxis überwiegend gute und sehr gute Zeugnisse ausgestellt werden, ändert an dieser Verteilung nichts. Statistiken über die Zeugnispraxis genügen nach der Rechtsprechung nicht, um eine bessere Note zu begründen. Sie brauchen konkrete Anknüpfungspunkte.

Deshalb sammeln wir mit Mandanten früh Belege. Nützlich sind Zielvereinbarungen mit erreichten Zielen, Beurteilungsbögen, Bonusabrechnungen, Umsatz- oder Projektzahlen, Auszeichnungen, positive Rückmeldungen per E-Mail und ein vorhandenes Zwischenzeugnis. Wer diese Unterlagen erst nach dem letzten Arbeitstag sucht, hat meist keinen Zugriff mehr auf das Postfach und das interne Laufwerk. Sichern Sie relevante Unterlagen also vor dem Ausscheiden, soweit es datenschutzrechtlich zulässig ist.

Arbeitszeugnis berichtigen lassen: So gehen Sie vor

Ein fehlerhaftes Zeugnis müssen Sie nicht hinnehmen. Der Anspruch richtet sich auf ein Zeugnis, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das kann eine bessere Note bedeuten, die Streichung einer unzulässigen Passage oder die Ergänzung fehlender Tätigkeiten.

Prüfen Sie das Zeugnis zuerst systematisch: Stimmen Name, Eintritts- und Austrittsdatum, Positionsbezeichnung und Aufgabenliste? Sind alle wesentlichen Tätigkeiten genannt, auch spätere Beförderungen? Passt die Länge zum Zeitraum, denn ein halbseitiges Zeugnis nach acht Jahren wirkt für sich schon negativ. Enthält der Text Steigerungswörter oder fehlen sie? Fehlt eine für Ihre Position übliche Eigenschaft?

Anschließend fordern Sie die Berichtigung schriftlich. Wirksam ist eine Aufforderung, die nicht nur beanstandet, sondern den gewünschten Wortlaut vorschlägt. Setzen Sie eine Frist von etwa 14 Tagen. Ein fertiger Formulierungsvorschlag erhöht die Erfolgsquote deutlich, weil der Arbeitgeber dann nur noch zustimmen muss. Reagiert er nicht, folgt die Klage auf Zeugnisberichtigung beim Arbeitsgericht.

Im Klageverfahren muss der Antrag bestimmt sein. Das Gericht kann nicht selbst formulieren, sondern verurteilt zur Erteilung eines Zeugnisses mit einem konkret bezeichneten Inhalt. Deshalb gehört der gewünschte Text in den Antrag. Erfüllt der Arbeitgeber das Urteil nicht, wird der Anspruch über ein Zwangsgeld nach § 888 ZPO durchgesetzt.

Zwei Punkte zum Verfahren: Der Streitwert für einen Zeugnisstreit liegt regelmäßig bei einem Bruttomonatsgehalt. Und in der ersten Instanz vor dem Arbeitsgericht trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst, auch wenn sie gewinnt. Eine Rechtsschutzversicherung übernimmt diese Kosten in der Regel. Ob sich der Aufwand lohnt, klären wir vorab. Welchen Unterschied die Spezialisierung dabei macht, erläutern wir auf unserer Seite zu den Vorteile eines Fachanwalts für Arbeitsrecht.

Erfahrungsgemäß setzen sich vier Änderungswünsche besonders häufig durch: die Ergänzung fehlender Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, die Korrektur eines falschen Beendigungsgrundes, die Streichung unzulässiger Hinweise auf Krankheit oder einzelne Vorfälle und die Aufnahme einer vollständigen Verhaltensbeurteilung. Reine Notenkorrekturen gelingen dagegen nur mit belastbaren Nachweisen. Ordnen Sie Ihre Beanstandungen deshalb nach Erfolgsaussicht, statt das gesamte Zeugnis in Frage zu stellen.

Zeitlich sollten Sie nicht warten. Der Zeugnisanspruch verjährt in drei Jahren, doch arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen können deutlich kürzer sein und greifen häufig nach drei Monaten. Wer erst ein Jahr später reagiert, muss außerdem erklären, warum das Zeugnis vorher offenbar genügte.

Zeugnis, Kündigung und Aufhebungsvertrag: der beste Zeitpunkt

Am einfachsten lässt sich ein gutes Zeugnis in der Trennungsverhandlung erreichen. Solange über das Ende des Arbeitsverhältnisses gesprochen wird, hat der Arbeitgeber ein Interesse an einer schnellen Lösung. Nach dem letzten Arbeitstag sinkt dieses Interesse.

Deshalb gehört das Zeugnis in jede Vereinbarung. In einem Aufhebungsvertrag prüfen lassen oder in einem gerichtlichen Vergleich sollte nicht nur stehen, dass ein wohlwollendes qualifiziertes Zeugnis erteilt wird. Halten Sie die Note konkret fest und legen Sie den Zeugnistext möglichst als Anlage bei. Eine Klausel, die nur „wohlwollend“ verspricht, ist im Streitfall wenig wert, weil über die Auslegung erneut gestritten werden kann.

Das gilt auch für die Verhandlung über eine Abfindung bei Kündigung. Zeugnisnote, Beendigungsgrund, Freistellung und Abfindungshöhe sind Verhandlungspositionen, die zusammen bewegt werden können. Wer nur über Geld spricht, verschenkt an anderer Stelle etwas. Nach einer ausgesprochenen Kündigung läuft zudem die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage. In dieser Zeit lässt sich das Zeugnis regelmäßig mitverhandeln, weshalb wir bei jeder Anwalt bei Kündigung in Hamburg auch den Zeugnisanspruch prüfen.

Diese Fehler kosten Bewerbungen

Drei Muster begegnen uns besonders oft. Erstens wird das Zeugnis ungelesen abgelegt, weil es freundlich klingt. Zweitens wird der Arbeitgeber telefonisch um eine Änderung gebeten, ohne dass etwas Schriftliches existiert, sodass später kein Nachweis vorliegt. Drittens wird eine Beanstandung pauschal formuliert, etwa mit dem Hinweis, das Zeugnis sei „zu schlecht“, ohne konkreten Änderungswunsch.

Vermeiden lässt sich das mit einem klaren Ablauf: Zeugnis innerhalb von zwei bis drei Wochen prüfen, Beanstandungen einzeln notieren, gewünschten Wortlaut formulieren, Frist setzen, alles schriftlich dokumentieren. Wenn Sie unsicher sind, welche Note in Ihrem Text tatsächlich steht, lassen Sie das Zeugnis prüfen, bevor Sie sich damit bewerben.

Zeugnis prüfen lassen, bevor Sie sich bewerben

Ein einzelnes fehlendes Wort kann Ihre Bewerbung über Monate belasten. Deshalb prüfen wir Zeugnisse Satz für Satz, ordnen die Note ein und benennen, was sich durchsetzen lässt. Wenn Sie unsicher sind, schildern Sie uns Ihren Fall. Der Erstkontakt mit einer Kurzeinschätzung ist bei uns kostenfrei. Wir melden uns zeitnah und sagen Ihnen offen, ob eine Berichtigung Aussicht auf Erfolg hat.

Besonders eilig ist es, wenn Sie zugleich eine Kündigung erhalten haben. Dann laufen drei Wochen für die Kündigungsschutzklage, und in dieser Zeit lässt sich das Zeugnis am wirksamsten mitverhandeln. Melden Sie sich in diesem Fall sofort.

Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis

Autor

Raphael Lugowski

Raphael Lugowski ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und berät seit 2016 Arbeitnehmer, Betriebsräte und Personalräte in allen Bereichen des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts. Schwerpunkte: Kündigungsschutz, Aufhebungsvertrag, Betriebsverfassungsrecht sowie Arbeitsrecht an der Schnittstelle von Digitalisierung und KI.

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